Tipps für die Planung – Veranstaltungen

Eine Veranstaltung zu planen, egal ob groß oder klein, für die Arbeit oder privat, kann eine ganz schöne Herausforderung sein. Eine gute Vorbereitung ist dabei ein fundamentaler Schritt, der euch im Verlauf der Veranstaltung viel Arbeit und Frustration einsparen wird. Was ihr bei der Planung einer größeren Veranstaltung im ersten Schritt beachten solltet, lest ihr hier. 

Das Tool der Wahl für die Planung: Die Checkliste

Der erste Schritt in der Planung ist die Erstellung einer ausführlichen Checkliste. Auf dieser werden alle Planungsschritte festgehalten, die für die Veranstaltung relevant sind. Bereits bei der Erstellung der Checkliste werden wichtige Fragen im Vorfeld geklärt, das ist wichtig, damit es im Verlauf der Vorbereitungen oder Durchführung der Veranstaltung zu keinen Verzögerungen kommt. Im Folgenden werden wir auf einige wichtige Punkte eingehen, die für die Planung einer Veranstaltung relevant sind: Budgetplanung, Entertainment/Referenten, Zuständigkeiten, Räumlichkeiten, Technik und Catering. Natürlich lässt sich die Checkliste um weitere Punkte ergänzen, abhängig ist dies immer von der Art der Veranstaltung.
Zur Veranschaulichung wird als Beispiel die Planung einer mehrtägigen Veranstaltung herangezogen.

Budgetplanung:

Damit es nach der Veranstaltung keine bösen Überraschungen wie eine enorm hohe Rechnung gibt, sollte vorher festgelegt werden, wie groß das Budget ist. Viele Entscheidungen hängen von der Größe des Budgets ab. Beispielsweise lässt sich anhand des Budgets leichter festlegen, ob und wie groß ein Catering aussehen soll.

Zuständigkeiten:

Bei großen Veranstaltungen sind in der Regel viele Personen bei der Planung und Umsetzung beteiligt. Damit keine Aufgabe doppelt erledigt wird und andere Aufgaben liegen bleiben, ist es wichtig für jede Aufgabe mindestens eine verantwortliche Person zu bestimmen. Die Verantwortlichkeiten sollten für alle ersichtlich und transparent sein, damit es nicht zu Unstimmigkeiten kommt. Außerdem sollten auch Ansprechpartner*innen bestimmt werden, die für die allgemeine Organisation zuständig sind und bei Fragen zur Verfügung stehen.

Räumlichkeiten:

Die Entscheidung über die Räumlichkeiten hängt von einer Vielzahl von Faktoren ab. Zuerst sollten folgende Fragen gestellt werden.
Art der Veranstaltung: Bei unserem Beispiel der mehrtägigen Veranstaltung sind ausreichend Tische und Stühle sowie Präsentationsmaterial wie Laptops und Beamer wichtig. Außerdem sollte es in Pausen möglich sein, die Gäste in Aufenthaltsräumen unterbringen zu können.
Anzahl der Gäste: Logischerweise wird bei einer geringen Gästeanzahl auch ein kleinerer Raum benötigt und bei einer großen Anzahl an Gästen ein entsprechend großer Raum. Auch das zur Verfügung stehende Budget spielt bei der Raumauswahl eine wichtige Rolle.
Funktionen: In der Regel gehen Tagungen über mehrere Tage, was bedeutet, dass die Gäste Übernachtungsmöglichkeiten benötigen.

Technik:

Wird eine bestimmte Technik, zum Beispiel für eine Präsentation benötigt? Welche Technik steht in den Räumlichkeiten bereit und welche müssten noch mitgebracht werden?

Catering:

Welches Catering wird den Gästen angeboten? Wie groß ist das Budget pro Person? Sollen sich die Gäste um die weitere Versorgung neben bereitgestellten Getränken selbst kümmern oder wird das von uns übernommen?

Wie ihr seht, gibt es vor einer großen Veranstaltung noch wichtige Punkte zu klären. Unser Tipp: Je mehr Mühe ihr euch bei der Planung gebt, desto leichter wird es in der Umsetzung sein.